Meetings – Lauf so schnell du kannst

Hört auf mit dem Schwachsinn, euch in einem Raum zusammenzufinden und über die heile Welt von morgen zu schwadronieren. Hört damit auf, euch mit personell überladenen Eskalationsmeetings zu belasten, die jede Menge Geld und vor allem Nerven kosten. Hört damit auf, von Meetings genervt zu sein! Das funktioniert dann, wenn Ihr damit anfangt, Meetings zu gestalten und nicht zu verwalten! (Notiz an mich selbst: lass das Phrasendreschen sein)

Und so ging er her und verbreitete seine Thesen unter dem Volke:

Informative 1 zu n Meetings sind unnütz, schreibe eine E-Mail!
Alles, was kein Workshop ist, ist unnütz, schreibe eine E-Mail!

Im Folgenden habe ich hier ein paar Dinge niedergeschrieben, die wir im Team zum Teil umgesetzt haben bzw. an denen wir noch arbeiten.

Wenn sich das Meeting nicht gemäß oben stehender Thesen umgehen lässt, setze auf folgende Regeln:

Vorbereitung

Bereite das Treffen vor. Formuliere das Thema und das Ziel klar und deutlich und bereite dich auf den Termin im Rahmen deiner Möglichkeiten vor. Bei mir ist es häufig so, dass ich eher die moderierende Rolle einnehme und selber fachlich nicht viel beitragen kann. Daher ist es umso wichtiger, dass ich die Teilnehmer sorgfältig auswähle. Es wird nur eingeladen, wer etwas beitragen kann.

Zeitraum

Am Besten nach dem Mittag. Hier ist die Produktivität sowieso am geringsten. Lass die Kollegen vormittags einfach in Ruhe arbeiten.

Zeitrahmen

So kurz wie möglich und so lang wie nötig. Ein Vorschlag: Wenn du Meetings bisher für eine Stunde angesetzt hast, dann lade künftig nur noch für 30 Minuten ein. Wichtig: Die Meetings sind ab jetzt Timeboxed! Das bedeutet, wenn die angesetzte Zeit abgelaufen ist, ist der Termin vorbei. Egal ob ihr alles besprochen habt oder nicht. Dies hat in meinem Umfeld durchaus erzieherische Erfolge erzielt. Wenn möglich, trefft euch im Stehen. Dann hat keiner Lust, die Beine übereinander zu schlagen und ewig zu plaudern. Manche werden Dich blöde ansehen, wenn tatsächlich Schluss ist. Aber keine Sorge, nach nicht all zu langer Zeit läuft das.

Wer zu spät kommt hat Pech, das Meeting startet pünktlich. Hierbei darfst du keine Rücksicht auf Vorgesetzte nehmen. Es gibt sicher immer Gründe, weshalb ein Manager zu spät kommt. Am häufigsten ist aber nicht die entschuldbare Reifenpanne, sondern das unnötige Meeting, dass im Vorfeld stattgefunden hat. Wer 5 Minuten später mit einem frisch gebrühten Kaffee reingeschlendert kommt, den bestrafe mit verächtlichen Blicken. Soviel Arroganz kannst du nicht mehr anders begegnen.

Tipp: Wenn du eine Einladung bekommst, bei der deine Rolle unklar erscheint, frag beim Organisator nach, was in dem Meeting von dir erwartet wird. In den meisten Programmen wie Outlook gibt es einen „Ablehnen“-Button. 

Agenda

Versende die Agenda und wesentliche Informationen im Vorfeld, am besten zusammen mit der Einladung. Dies dient dazu, dass sich die Teilnehmer vorbereiten können. Erscheint ein Kollege unvorbereitet und fliegt damit auf, notiere dir das im Hinterkopf. Ist es eine Ausnahme, geht das ausnahmsweise klar. Nach dem zweiten Mal, sprich mit ihm und nach dem dritten lade ihn nicht mehr ein. Denn unvorbereitete Kollegen verschwenden deine Zeit!

Verhindere, dass die Einladung weitergeleitet wird und sich Meetingtouristen einfinden. Du kannst sie auch wieder ausladen.

Ablauf:

  1. Einleitung durch Moderator
  2. Kurze Diskussion (alle liegen sich zwischenzeitlich in den Haaren)
  3. Aufgaben werden verteilt
  4. Abschluss und ggf. Festlegung des nächsten Termins
  5. Das stichpunkthafte Protokoll wird verschickt

Zusammenfassend

Es wird nicht leicht werden, die Meetingkultur in Unternehmen radikal zu verändern, aber lass uns einfach anfangen und erst die Kollegen und dann die Vorgesetzten davon überzeugen, dass wir auf dem richtigen Weg sind. 

Die Kultur in einem Unternehmen wandelt sich mit dem Hinzukommen neuer Köpfe und dem Weggang der alten. Über das Knie brechen kannst du nichts.

Außerdem: Unterschätze niemals das Potential, das die Kaffeemaschine zum informellen Austausch bietet.

Ich habe nicht damit gerechnet, dass ich eine derart aufregende Brücke bauen würde, aber was braucht man zum Kaffeetrinken? Richtig, die passende Tasse. Diese gibt es seit heute im Shop. Ich bin gerade dabei, den Anbieter zu wechseln, da mir die Qualität nicht zugesagt hat. Daher kann es sein, dass Du nicht alles an einem Ort findest. Ich arbeite dran.

Danke fürs Lesen und gutes Gelingen wünscht Dir

Ronny

Nimm diese Tasse mit in Dein nächstes Meeting!

Tasse Meetingtourist